Siklus Produksi Perusahaan ( Sistem Informasi Akuntansi )

Gambar 1: Skema Transisi Total Quality  Management (TQM) to Total Innovation Management (TIM) (Sumber: Prajogo, I.D & Sohal, S.A).

Perusahaan yang menetapkan bisnis dalam industri manufaktur akan berupaya untuk mencari  sistem kendali mutu manajemen terbaik guna mencapai Cost Of Effectiveness yang paling rendah. Perusahaan manufaktur yang terletak di Australia menggunakan skema di atas dalam proses pemecahan masalah strategi produksinya. Dari skema dapat dilihat bahwa perusahaan telah menggunakan sistem kendali mutu berupa sistem manajemen Total Quality Management(TQM) untuk mempertahankan keunggulan kompetitif yang dimilikinya dari pesaing. Dengan penggunaan sistem TQM, manajemen perusahaan di tuntut lebih peka terhadap perubahan lingkungan, penyesuaian terhadap perubahan dan perkembangan lingkungan baik dari faktor eksternal maupun internal akan mempengaruhi aktifitas produksi perusahaan. Untuk mencapai tingkat efisiensi dan keefektifan yang tinggi, maka perusahaan harus melakukan  perubahan yang lebih kreatif pada kegiatan produksinya.

Untuk menghasilkan tingkat produktivitas yang tinggi, perusahaan berusaha menganalisa 3 elemen kunci dari sistem TQM. Elemen kunci ini terdiri dari fokus pada pelanggan, perbaikan berkesinambungan dan perbaikan total. Sebagai usaha penciptaan kreasi dalam manajemen innovasi, maka perusahaan menerapakan 3 kunci praktik manajemen kualitas yang memfokuskan diri pada hubungan manajemen, manajemen proses, dan manajemen manusia. Manajemen manusia terdiri dari 2 subsistem yaitu: struktur organisasi dan budaya organisasi yang nantinya akan berubah secara perlahan melalui inovasi dan kreasi yang diciptakan perusahaan sebagai langkan menuju keunggulan kompetitif dari sisidown-stream ke up-stream.

Sistem Total Quality Management (TQM) memberikan dampak yang besar terhadap perkembangan oraganisasi, TQM merupakan sebuah daya dorong dan menjadi sebuah komitmen yang dibutuhkan perusahaan agar selalu dapat berdiri dan terus berinovasi. Sebagai perusahaan yang menginginkan inovasi baru pada perusahaan, maka orientasi dari strategi perusahaan akan berubah dari proses Down-stream ke proses Up-Stream. Hal ini perlu dilakukan agar pengelolaan terhadap pengembangan produk baru dapat dilakukan dengan cepat pada tingkat biaya produksi yang lebih rendah dan proses produksi yang lebih efisien.

Transisi dari sistem TQM ke sitem Total Innovation Managment (TIM) akan berdampak pada perubahan praktik-praktik organisasi, termasuk hubungan dengan pelanggan, manajemen proses, struktur organisasi dan budaya organisasi. Program TIM lebih difokuskan pada  aktivitas dalam menjamin proses Up-Stream yang di mulai dari kegiatan pemasaran melalui konsep produk, pengembangan produk, dan spesifikasi dari produk itu sendiri. Dengan adanya penerapan sistem TIM, maka perusahaan dapat  mengembangkan dan mengoptimalkan proses manufaktur. Proses pengembangan tersebut dapat dilakukan dengan cara  mengaplikasikan diagram tulang ikan (Fishbone) untuk mengetahui penyebab dan akibat dari sebuah aktifitas dan identifikasi masalah, kemampuan proses (C_p dan C_pk) dalam proses kontrol statistika (SPC), siklus waktu dan pengiriman tepat waktu (on-time). Berbagai metode tersebut digunakan untuk mengukur kualitas dari kinerja kegiatan produksi.

Inovasi yang dilakukan perusahaan akan menyediakan peluang yang lebih baik bagi perusahaan untuk berubah. Dengan begitu, pelanggan akan tertarik pada perusahaan karena adanya penambahan fitur-fitur baru pada produk yang dihasilkan perusahaan. Perusahaan yang peka terhadap perubahan ini harus mampu mencuri peuang yang ada dari pelanggan mereka. Hal ini perlu dilakukan karena berubahnya orientasi sehingga perusahaan harus mengikuti kehendak pelanggan dalam menciptakan produk dan menyampaikan nilai yang dimiliki produk tersebut kepada pelanggan. Dengan aktifitas penyampain produk dan nilai yang tepat kepada pelanggan, maka  perusahaan akan mendapatkanFeed Back berupa Revenue yang berpengaruh langsung pada kondisi finansial perusahaan. Dengan adanya Revenueini, maka aktifitas dan kegiatan produksi dapat di lakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan (Sustainable). 

References

 Prajogo, I.D., Sohal, S.A. (2003). Transitioning from Total Quality Management to Total Innovation Management. International Journal of Quality & Reliability Managament. Vol. 21 No. 8. Pp 861-875.

Tinjauan Menyeluruh Proses Bisnis ( Sistem Informasi Akuntansi )

1. Di bioskop, ada seorang pegawai yang biasanya bertanggungjawab untuk memberikan karcis dan menerima uang, sementara pegawai lainnya mengumpulkan karcis saat penonton memasuki bioskop. Apa alasan kegiatan ini?

Jawab:

Alasannya adalah karena setiap pegawai mempunyai kerjaannya masing-masing agar tidak ada bentrok dalam mengerjakan tugasnya. Karena setiap film yang akan segera dimulai, pegawai wajib mengambil tiket sebagai tanda penonton tersebut telah mempunyai tiket, agar penonton bisa masuk ke dalam bioskop.

2. Banyak restoran yang menggunakan nota pesanan pelanggan yang telah diberi nomor terlebih dahulu. Setiap pelayan diberikan nota ini untuk menulis pesanan pelanggan. Pelayan diberitahukan untuk tidak membuang satupun nota pelanggan tersebut. Apabila terjadi kesalahan, mereka harus membatalkan nota tersebut dan menulis yang baru. Setiap hari, seluruh nota yang dibatalkan akan dikembalikan ke manajer. Bagaimanakah cara kebijakan ini dapat membantu restoran untuk mengendalikan penerimaan kasnya?

Jawab:

Karena nota tersebut sebagai bukti semua pengeluaran yang telah dibeli oleh pelanggan, nota diberikan nomor agar manajer bisa lihat semua secara terperinci. Nota yang dibatalkan diberikan ke manajer  agar tidak ada kesalahan dalam semua perhitungan dan pengeluaran makanan yang ada karena semua nota akan di periksa oleh manajer, karena manajer akan melihat nota tersebut dari awal hingga akhir.

3. Sebutkan siklus-siklus transaksi bisnis yang terjadi pada umumnya pada suatu organisasi. Dan tuliskan kegiatan bisnis yang umum dan dokumen sumber yang dihasilkan pada masing-masing siklus transaksi tersebut !

Jawab:

1.      The revenue cycle: siklus pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan     dalam bentuk uang tunai

2.      The expenditure cycle: siklus pengeluaran, mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai

3.      The human resources/payroll cycle: siklus penggajian sumber daya manusia, mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai

4.     The production cycle: siklus produksi, mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi

5.      The financing cycle: siklus keuangan,mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali

E- Business

E- Business

e-Business adalah: "Transformasi proses organisasi untuk memberikan nilai pelanggan tambahan melalui penerapan teknologi, filsafat-phies dan paradigma komputasi ekonomi baru.

Tiga proses utama yang ditingkatkan dalam e-Business :

1. 1.      Produksi proses, yang meliputi pengadaan, pemesanan dan mengisi saham pemerintah; pemrosesan pembayaran; link elektronik dengan pemasok, dan proses kontrol produksi, antara lain;
2. 
   
3. 2.     Pelanggan yang berfokus pada proses, yang meliputi promosi dan pemasaran benteng, menjual melalui Internet, pengolahan pesanan pembelian pelanggan danpembayaran, dan dukungan pelanggan, antara lain; dan
4. 
   
5. 3.   Proses manajemen internal, yang meliputi layanan karyawan, kereta-ing, internal berbagi informasi, video-conference, dan merekrut. Elektronikaplikasi meningkatkan arus informasi antara produksi dan kekuatan penjualanuntuk meningkatkan produktivitas sales force. Workgroup komunikasi dan elec-Tronic penerbitan informasi bisnis internal juga dibuat lebih efisien

7 strategi taktis untuk sukses dalam e-Business :

1.     Fokus. Produk-produk yang dijual di internet harus menjadi bagian yang fokus dari masing-masing manajer produk.

2.     Banner berupa teks, karena respons yang diperoleh dari banner berupa teks jauh lebih tinggi dari banner berupa gambar.

3.     Ciptakan 2 level afiliasi. Memiliki distributor penjualan utama dan agen penjualan kedua yang membantu penjualan produk/bisnis.

4.     Manfaatkan kekuatan e-mail. E-mail adalah aktivitas pertama yang paling banyak digunakan di Internet, maka pemasaran dapat dilakukan melalui e-mail atas dasar persetujuan.

5.     Menulis artikel. Kebanyakan penjualan adalah hasil dari proses edukasi atau sosialisasi, sehingga produk dapat dipasarkan melalui tulisan-tulisan yang informatif.

6.     Lakuka e-Marketing. Sediakan sebagian waktu untuk pemasaran secara online.

7.     Komunikasi instan. Terus mengikuti perkembangan dari calon pembeli atau pelanggan tetap untuk menjaga kepercayaan dengan cara komunikasi langsung.

Sistem Keamanan Bisnis

Secara alami, sistem keamanan e-Business lebih beresiko dibandingkan bisnis tradisional, oleh karena itu penting untuk melindungi sistem keamanan e-Business dari resiko-resiko yang ada. Jumlah orang yang dapat mengakses e-Business melalui internet jauh lebih besar dibanding yang mengakses bisnis tradisional. Pelanggan, pemasok, karyawan, dan pengguna lain banyak menggunakan sistem e-Business tertentu setiap hari dan mengharapkan rahasia dari informasi mereka tetap aman. Hacker adalah salah satu ancaman besar bagi keamanan e-Business. Beberapa hal yang menjadi perhatian pada keamanan sistem e-Business adalah pribadi dan rahasia, keabsahan data, dan integritas data. Beberapa metode untuk melindungi keamanan e-Business dan menjaga informasi tetap aman adalah menjaga keamanan fisik serta penyimpanan data, transmisi data, perangkat lunak anti-virus, firewall, dan enkripsi.

Masalah Keamanan e-Business

Kerahasiaan dan Pribadi

Kerahasiaan adalah sejauh mana suatu bisnis menyediakan informasi pribadi yang tersedia untuk bisnis lain dan individu lain. Bisnis apapun harus menjaga kerahasiaan informasi agar tetap aman dan hanya dapat diakses oleh penerima yang dimaksud. Untuk menjaga informasi tetap aman dan terjaga, setiap catatan transaksi dan berkas lain perlu dilindungi dari akses yang tidak sah, serta memastikan transmisi data dan penyimpanan informasi yang aman. Cara enkripsi dan firewall adalah yang mengatur sistem ini.

Keabsahan Data

Transaksi e-Business memiliki tantangan yang lebih besar untuk membangun keabsahan karena data dari internet sangat mudah untuk diubah dan disalin. Kedua belah pihak yang terkait dalam e-Business sama-sama ingin memastikan keaslian masing-masing rekan, terutama jika salah satu pihak akan melakukan pemesanan dan transaksi pembayaran elektronik. Salah satu cara yang umum untuk memastikan hal ini adalah dengan membatasi akses ke jaringan Internet dengan menggunakan teknologi Virtual Private Network. Pembuktian keabsahan yang lebih rumit adalah dengan adanya kata kunci rahasia atau pin, kartu kredit, dan pengenalan suara. Sebagian besar transaksi e-Business diverifikasi dengan memeriksa kartu kredit dan nomor kartu kredit pembeli.

Integritas Data

Integritas data menjawab pertanyaan "Dapatkah informasi diubah atau dirusak dengan berbagai cara?". Hal ini mengarah pada jaminan kesamaan pesan yang diterima dengan pesan yang dikirim. Sebuah bisnis perlu merasa yakin bahwa data tidak diubah dalam perjalanan, baik sengaja atau karena kecelakaan. Untuk membantu integritas data, firewall melindungi data yang disimpan terhadap akses yang tidak sah, seraya menyimpan data cadangan yang mungkin berguna untuk pemulihan data.

Tanpa Penyangkalan

Hal ini berkaitan dengan adanya bukti dalam transaksi. Sebuah bisnis harus memiliki jaminan bahwa pihak yang menerima atau pembeli tidak dapat menyangkal bahwa transaksi telah terjadi, dan ini berarti memiliki bukti yang cukup untuk membuktikan transaksi. Salah satu cara untuk mengatasi penyangkalan ini adalah menggunakan tanda tangan digital. Sebuah tanda tangan digital tidak hanya memastikan bahwa pesan atau dokumen elektronik telah ditandatangani oleh seseorang, tapi karena tanda tangan digital hanya dapat dibuat oleh satu orang, juga menjamin bahwa orang ini tidak dapat menyangkal di kemudian waktu bahwa mereka memberikan tanda tangan mereka.

Kontrol Akses

Ketika suatu sumber data dan informasi elektronik hanya terbatas pada beberapa individu yang berwenang, pelaku bisnis dan pelanggannya harus memiliki jaminan bahwa tidak ada orang lain dapat mengakses informasi tersebut. Ada beberapa teknik untuk mengatur kontrol akses ini, yaitu firewall, hak akses, identifikasi pengguna dan teknik otentikasi (seperti password dan sertifikat digital), Virtual Private Network(VPN), dan banyak lagi.

Ketersediaan Layanan

Hal ini secara khusus berhubungan dengan penyediaan layanan dan informasi bagi pelanggan bisnis. Pesan harus disampaikan dalam cara yang dapat diandalkan dan tepat waktu, dan informasi harus dapat disimpan dan diambil sesuai kebutuhan. Karena ketersediaan layanan penting untuk semua website e-Business, langkah-langkah tertentu harus diambil untuk mencegah gangguan layanan oleh peristiwa-peristiwa seperti listrik padam dan kerusakan infrastruktur fisik. Contohnya, tersedianya data cadangan, sistem pemadaman api, sistem Uninterrupted Power Supply (UPS), perlindungan virus, serta memastikan bahwa ada kapasitas yang memadai untuk menangani kesibukan yang ditimbulkan oleh lalu lintas jaringan yang berat.

Keamanan Umum untuk Sistem e-Business

Berbagai bentuk keamanan ada untuk e-Business. Beberapa pedoman keamanan umum termasuk daerah di keamanan fisik, penyimpanan data, transmisi data, pengembangan aplikasi, dan sistem administrasi.

Keamanan Fisik

Meskipun e-Business dilakukan secara online, tetapi perlu ada langkah-langkah keamanan fisik yang diambil untuk melindungi bisnis secara keseluruhan, gedung tempat server dan komputer harus dilindungi dan memiliki akses terbatas pada karyawan dan orang lain. Misalnya, ruangan tersebut hanya memungkinkan pengguna yang berwenang untuk masuk, dan harus memastikan bahwa jendela, langit-langit, saluran udara yang besar, dan lantai bertingkat tidak mengizinkan akses mudah ke orang yang tidak sah. Lebih baik untuk menyimpan unit-unit penting di ruangan tertutup yang ber-AC.Berjaga-jaga terhadap lingkungan sama pentingnya dengan menjaga keamanan fisik dari pengguna yang tidak sah. Ruangan dapat melindungi peralatan terhadap banjir dengan menjaga semua peralatan tidak bersentuhan langsung dengan lantai. Selain itu, ruangan harus tersedia sistem pemadam api jika terjadi kebakaran. Organisasi harus memiliki rencana penanganan kebakaran jika muncul situasi yang seperti ini. Selain menjaga keamanan server dan komputer, keamanan fisik dari informasi yang bersifat rahasia juga penting. Informasi klien seperti nomor kartu kredit, cek, nomor telepon, dan juga termasuk semua informasi pribadi organisasi. Mengunci salinan fisik dan elektronik di laci atau lemari merupakan salah satu tambahan keamanan. Pintu dan jendela yang mengarah ke daerah ini juga harus aman terkunci. Karyawan yang mempunyai akses menggunakan informasi ini hanyalah sebagai bagian dari pekerjaan mereka.

Penyimpanan Data

Menyimpan data dengan cara yang aman adalah sangat penting untuk semua bisnis, tetapi terutama untuk e-Business di mana sebagian besar data yang disimpan secara elektronik. Data yang bersifat rahasia tidak boleh disimpan pada server e-Business, tapi sebaiknya dipindahkan ke komputer lain untuk disimpan. Jika perlu, mesin ini tidak boleh langsung terhubung ke internet, dan juga harus disimpan di tempat yang aman. Informasi tersebut harus disimpan dalam format yang terenkripsi. Setiap informasi yang sangat sensitif tidak boleh disimpan jika mungkin. Jika ada data yang tidak terlalu penting, simpanlah di beberapa mesin atau sistem yang tidak mudah diakses. Langkah-langkah keamanan tambahan harus diambil untuk melindungi informasi ini (seperti kunci pribadi) jika memungkinkan. Selain itu, informasi hanya harus disimpan untuk jangka waktu yang singkat, dan setelah tidak lagi diperlukan harus dihapus untuk mencegah jatuh ke tangan yang salah. Demikian pula, cadangan data dan salinan informasi harus disimpan yang aman dengan langkah-langkah keamanan yang sama seperti informasi yang asli. Setelah cadangan tidak lagi diperlukan, harus dihancurkan secara hati-hati dan menyeluruh.

Transmisi Data dan Pengembangan Aplikasi

Semua informasi penting yang akan dikirim harus dienkripsi. Pihak pebisnis dapat memilih untuk menolak klien yang tidak dapat menerima tingkat enkripsi. Informasi rahasia dan sensitif sebaiknya juga tidak pernah dikirim melalui e-mail. Jika itu harus, maka harus dienkripsi juga. Mentransfer dan menampilkan informasi yang aman harus dijaga seminimal mungkin. Hal ini dapat dilakukan dengan tidak menampilkan nomor kartu kredit secara penuh. Hanya beberapa nomor yang dapat ditampilkan, dan perubahan informasi ini dapat dilakukan tanpa menampilkan nomor lengkap. Hal ini juga harus memungkinkan pengguna untuk mengambil informasi secara online.

Sistem Administrasi

Keamanan pada sistem operasi dasar harus cepat ditingkatkan. Tambahan dan pembaharuan perangkat lunak harus diterapkan secara tepat waktu. Perubahan sistem konfigurasi semua harus disimpan dalam daftar berkas dan segera diperbarui. Sistem administrator harus terus mengawasi kegiatan yang mencurigakan dalam bisnis dengan memeriksa daftar berkas dan meneliti berulang-ulang kegagalan yang tercatat dalam berkas. Mereka juga bisa memantau sistem e-Business mereka dan mencari setiap celah di keamanan. Hal ini penting untuk menguji apakah rencana keamanan sudah tepat dan bisa benar-benar bekerja.

Solusi Keamanan

Ketika datang ke solusi keamanan, ada beberapa tujuan utama yang harus dipenuhi. Tujuan ini adalah data integritas, otentikasi kuat, dan privasi.

Referensi

www.google.com

SIKLUS AKUNTANSI

SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Aktivitas Siklus Pendapatan

1.    Penerimaan pesanan dari para pelanggan

a.       mengambil pesanan pelanggan

b.      Persetujuan kredit

c.       Memeriksa ketersediaan persediaan

d.      Menjawab permintaan pelanggan

2.    Pengiriman barang

a.       Ambil dan pak pesanan

b.      Kirim pesanan

c.       Penagihan dan piutang usaha

d.      Penagihan

e.       Pemeliharaan data piutang usaha

f.       Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan berikut ini bisa dicapai :

1.        Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

2.        Semua transaksi yang dicatat valid (benar2 terjadi)

3.        Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat

4.        Semua transaksi dicatat dengan akurat

5.        Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian

6.        Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan

            SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan

1.    Data Operasional
Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

·      Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

·      Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

·      Menentukan ketersediaan persediaan

·      Memilih metode untuk mengirim barang

2.        Informasi Sekarang dan Masa Lalu
     Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

Ø Menentukan harga produk dan jasa

Ø Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

Ø Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

Ø Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

Ø Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

3.        Penilaian Kinerja
     SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

o  Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

o  Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

o  Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

o  Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

o  Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

o  Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

o  Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

o  Keefektifan iklan dan promosi

o  Kinerja staf penjualan

o  Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit 
Model Data Siklus Pendapatan

SIKLUS PENGELUARAN

Pembelian

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

1.         Gudang/Bagian Lain

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

2.         Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

3.         Penerimaan

Bagian Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta  persetujuannya.

4.         Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

5.         Kasir/Pembayaran

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE

1.         Pengumpulan data

Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.

Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

2.         Pemrosesan awal data

Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.

3.         Pemrosesan lanjut

Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.

4.         Update data

Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.

Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).

Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).

SIKLUS PRODUKSI

1.    Aktivitas Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi

ü Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :

ü Bauran produk

ü Penetapan harga produk

ü Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

ü Manajemen Biaya

ü Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

ü Perancangan Produk

ü Perencanaan dan Penjadwalan

ü Operasi Produksi

ü Akuntansi Biaya

v  Perancangan Produk (Aktivitas 1)

·         Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

·         Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

v  Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)

·      Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

·      Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

v  Operasi Produksi (Aktivitas 3)

·      Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.

·      Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

a.    Bahan baku yang digunakan

b.    Jam tenaga kerja yang digunakan

c.    Operasi mesin yang dilakukan

d.   Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

v  Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)

·      Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

·      Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

a.    Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

b.    Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

c.    Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

2.    Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur

§  Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :

a.       Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

b.      Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

c.       Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

§  Apakah ancaman-ancamannya ?

o  Transaksi yang tidak diotorisasi

o  Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

o  Kesalahan pencatatan dan posting

o  Kehilangan data

o  Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

§  Apakah prosedur pengendalian itu ?

o   Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan

o   Otorisasi produksi

o   Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong

o   Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal

§  Kebutuhan Informasi dan Prosedur

o  Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan.

o  Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal.

o  Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

SIKLUS PENGGAJIAN

1.    Aktivitas Siklus Penggajian

Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

a.    Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

·      Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

·      Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

b.    Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

·       Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

·       Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

c.    Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

·      Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.

·      Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

d.   Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

·      Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

·      Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

·      Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

·      Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

e.    Membayar Gaji (Aktivitas 5)
Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai, Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

f.     Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

·      Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

·      Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

·      Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

·      Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

·      Organisasi harus secara eriodic membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

SIKLUS SDM

1.    Aktifitas siklus SDM

·      Rekrutmen

·      Pendidikan dan pelatihan

·      Penetapan tugas dan tanggungjawab

·      Penetapan kompensasi

·      Evaluasi kinerja

·      Penghentian SDM, baik karenakarena pensiun atau karena sebab lain

2.    Perangkat sistem

·      Kelengkapan dan kejelasan kebijakan dan prosedur.

·      Dokumentasi, yang mencakup administrasi umum SDM, penggajian, dan akuntansi.

·      Laporan biaya gaji.

·      SDM kompeten untuk manajemen SDM.

·      Teknologi informasi untuk manajemen SDM, misalnya teknologi untuk gaji dan bonus, teknologi pembayaran dan pelaporan gaji dst.

3.    Ancaman bidang SDM

·      Merekrut karyawan yang tidak kompeten

·      Pelanggaran peraturan ketenagakerjaan

·      Perubahan file gaji tanpa otorisasi

·      Data jam kerja atau unit output tidak akurat

·      Pemrosesan gaji tidak akurat

·      Manipulasi atau penyalahgunaan distribusi cek gaji

·      Kerusakan data gaji atau pembocoran data gaji.

SIKLUS KEUANGAN

1.    Siklus Keuangan Terdiri dari :

·         -Jurnal Pemasukan.