SIKLUS AKUNTANSI

SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Aktivitas Siklus Pendapatan

1.    Penerimaan pesanan dari para pelanggan

a.       mengambil pesanan pelanggan

b.      Persetujuan kredit

c.       Memeriksa ketersediaan persediaan

d.      Menjawab permintaan pelanggan

2.    Pengiriman barang

a.       Ambil dan pak pesanan

b.      Kirim pesanan

c.       Penagihan dan piutang usaha

d.      Penagihan

e.       Pemeliharaan data piutang usaha

f.       Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan

Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan berikut ini bisa dicapai :

1.        Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

2.        Semua transaksi yang dicatat valid (benar2 terjadi)

3.        Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat

4.        Semua transaksi dicatat dengan akurat

5.        Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian

6.        Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan

            SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan

1.    Data Operasional
Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini :

·      Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan

·      Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak

·      Menentukan ketersediaan persediaan

·      Memilih metode untuk mengirim barang

2.        Informasi Sekarang dan Masa Lalu
     Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :

Ø Menentukan harga produk dan jasa

Ø Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi

Ø Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan

Ø Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek

Ø Merencanakan kampanye pemasaran yang baru

3.        Penilaian Kinerja
     SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :

o  Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan

o  Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan

o  Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang

o  Tingkat dan tren kepuasan pelanggan

o  Analisis pangsa pasar dan tren penjualan

o  Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan

o  Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan

o  Keefektifan iklan dan promosi

o  Kinerja staf penjualan

o  Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit 
Model Data Siklus Pendapatan

SIKLUS PENGELUARAN

Pembelian

Fungsi yang terkait dengan proses pembelian :

1.         Gudang/Bagian Lain

Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bag. Penerimaan, bag, Gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bag. Pembelian.

2.         Pembelian

Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bag. Penerimaan dan bag. Hutang Dagang.

3.         Penerimaan

Bagian Penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bag. Penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bag. Gudang untuk meminta  persetujuannya.

4.         Hutang Dagang

Bagian Hutang Dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan kedalam jurnal dan buku besar.

5.         Kasir/Pembayaran

Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bag. Hutang Dagang, Bag. Kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

Aplikasi Pembelian Dalam Lingkungan PDE

1.         Pengumpulan data

Sama seperti siklus penjualan, semua data yang akan masuk ke dalam sistem harus di ubah menjadi machine readable form. Ada beberapa cara dalam mengumpulkan data, antara lain : semua dokumen PR dikumpulkan dan diberikan kepada seorang pegawai PDE untuk dientry atau tiap bagian mempunyai komputer on-line yang digunakan untuk mengisi PR secara on-line, atau yang lebih canggih, komputer dapat secara langsung membuat PR jika mendeteksi adanya kekurangan persediaan di Gudang.

Untuk bagian penerimaan juga diperlukan perubahan data, caranya adalah menempatkan unit komputer on-line di bag. Penerimaan. Jika barang datang, petugas hanya memasukkan no. PO kemudian mencocokkan dengan barang yang diterima dan membuat beberapa perubahan yang perlu.

Untuk bagian penagihan sama, cara yang paling efektif adalah petugas memasukkan no. PO ke dalam sistem, kemudian sistem akan terhubung ke file PO dan file Penerimaan, sehingga komputer akan dapat menampilkan isi dari suatu faktur. Kemudian petugas membandingkannya dengan faktur yang diterima dan membuat beberapa perubahan faktur yang ditampilkan oleh komputer.

2.         Pemrosesan awal data

Semua data yang ada dimasukkan ke dalam sistem, digabungkan, diurut, dan di edit untuk kemudian di validasi.

3.         Pemrosesan lanjut

Jika semua sudah valid dan beberapa perubahan yang perlu sudah dilaksanakan, maka bag. Pembelian memasukkan kode untuk mensahkan PR dan kemudian mencetak PO. Cara yang sama dilakukan pada bag. Penerimaan. Begitu pula bag. Hutang Dagang, disana faktur di cek setelah itu disahkan dengan memasukkan kode tertentu.

4.         Update data

Dalam pemrosessan batch maupun on-line, tiap-tiap kelompok data transaksi dimasukkan kedalam suatu file transaksi.

Untuk dok. PR, PR yang telah disahkan di update ke file inventory (untuk merubah data pada field “barang sedang dipesan”).

Untuk Laporan Penerimaan di update ke file pemasok (untuk melihat kinerja pemasok), dan file inventori (untuk menambahkan jumlah persediaan).

SIKLUS PRODUKSI

1.    Aktivitas Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Aktivitas-Aktivitas Siklus Produksi

ü Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut ini :

ü Bauran produk

ü Penetapan harga produk

ü Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)

ü Manajemen Biaya

ü Ada empat aktivitas dasar dalam siklus produksi :

ü Perancangan Produk

ü Perencanaan dan Penjadwalan

ü Operasi Produksi

ü Akuntansi Biaya

v  Perancangan Produk (Aktivitas 1)

·         Langkah pertama dalam siklus produksi adalah Perancangan produk.

·         Tujuan aktivitas ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenugi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan meminimalkan biaya produksi.

v  Perencanaan dan Penjadwalan (aktivitas 2)

·      Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.

·      Tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

v  Operasi Produksi (Aktivitas 3)

·      Computer-Integrated Manufacturing (CIM) adalah penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh kompute, untuk mengurangi biaya produksi.

·      Setiap perusahaan membutuhkan data mengenai 4 segi berikut ini dari operasi produksinya :

a.    Bahan baku yang digunakan

b.    Jam tenaga kerja yang digunakan

c.    Operasi mesin yang dilakukan

d.   Serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi

v  Akuntansi Biaya (Aktivitas 4)

·      Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.

·      Apakah tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

a.    Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

b.    Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

c.    Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

2.    Pengendalian: Tujuan, Ancaman, dan Prosedur

§  Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :

a.       Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.

b.      Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.

c.       Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

§  Apakah ancaman-ancamannya ?

o  Transaksi yang tidak diotorisasi

o  Pencurian atau pengrusakan persediaan dan aktiva tetap

o  Kesalahan pencatatan dan posting

o  Kehilangan data

o  Masalah tidak efisien dan pengendalian kualitas

§  Apakah prosedur pengendalian itu ?

o   Ramalan penjualan yang akurat dan catatan persediaan

o   Otorisasi produksi

o   Larangan akses ke program perencanaan produksi dan ke dokumen pesanan produksi yang kosong

o   Tinjauan dan persetujuan biaya aktiva modal

§  Kebutuhan Informasi dan Prosedur

o  Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan.

o  Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal.

o  Tradisional, kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

SIKLUS PENGGAJIAN

1.    Aktivitas Siklus Penggajian

Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?

a.    Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

·      Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

·      Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

b.    Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

·       Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.

·       Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

c.    Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

·      Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.

·      Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

d.   Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

·      Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

·      Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..

·      Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

·      Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

e.    Membayar Gaji (Aktivitas 5)
Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai, Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

f.     Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

·      Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung

·      Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.

·      Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

·      Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.

·      Organisasi harus secara eriodic membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

SIKLUS SDM

1.    Aktifitas siklus SDM

·      Rekrutmen

·      Pendidikan dan pelatihan

·      Penetapan tugas dan tanggungjawab

·      Penetapan kompensasi

·      Evaluasi kinerja

·      Penghentian SDM, baik karenakarena pensiun atau karena sebab lain

2.    Perangkat sistem

·      Kelengkapan dan kejelasan kebijakan dan prosedur.

·      Dokumentasi, yang mencakup administrasi umum SDM, penggajian, dan akuntansi.

·      Laporan biaya gaji.

·      SDM kompeten untuk manajemen SDM.

·      Teknologi informasi untuk manajemen SDM, misalnya teknologi untuk gaji dan bonus, teknologi pembayaran dan pelaporan gaji dst.

3.    Ancaman bidang SDM

·      Merekrut karyawan yang tidak kompeten

·      Pelanggaran peraturan ketenagakerjaan

·      Perubahan file gaji tanpa otorisasi

·      Data jam kerja atau unit output tidak akurat

·      Pemrosesan gaji tidak akurat

·      Manipulasi atau penyalahgunaan distribusi cek gaji

·      Kerusakan data gaji atau pembocoran data gaji.

SIKLUS KEUANGAN

1.    Siklus Keuangan Terdiri dari :

·         -Jurnal Pemasukan.

FLOWCHART SIKLUS EKONOMI KEUANGAN

 

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

• Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
• Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
• Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

• Sistem pemrosesan transaksi

mendukung proses operasi bisnis harian.

• Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

• Sistem pelaporan manajemen

yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Manfaat

Sebuah SIA menambah nilai dengan cara:

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
• Meningkatkan efisiensi
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan

Sumber : www.google.com